מה כדאי לדעת לפני שמפיקים אירוע?
תכנון והפקת אירוע, בין אם מדובר בכנס חברה, חתונה, בר/ת מצווה, מסיבת יום הולדת וכדומה, מצריך חשיבה מעמיקה על היבטים שונים בנושא. היבט מכריע אחד הוא הציוד שתזדקקו לו כדי להפוך את האירוע שלכם למוצלח ובלתי נשכח. השכרת ציוד לאירועים עשויה להיות פתרון חסכוני ומעשי, אך ישנם מספר משתנים שיש לקחת בחשבון לפני קבלת ההחלטה על איזה ציוד לשכור לאירוע המיועד ואיך לבחור את חברה ההשכרה האידיאלית לצרכיכם. ריכזנו לפניכם כמה וכמה פרמטרים חשובים בנוגע להשכרת ציוד לאירועים שיעשו לכם מעט סדר בתהליך.
מהו סוג האירוע שלכם?
לפני שנכין רשימה של הציוד הדרוש לנו, חשוב לדעת מהו אופי וסוג האירוע, היכן ממוקם ומהן הדרישות והצרכים שלכם ושל האורחים שיגיעו. כעת זה הזמן להתחיל את הרשימה: הציוד הדרוש, כגון:
- שולחנות – שולחן בר/ אוכל/ בופה וכו’.
- כסאות – כולל כסאות בר.
- מכשירי חשמל שונים – פתרונות קירור וחימום שונים (מצננים, מאווררים תעשייתיים, מזגנים ניידים, פטריות חימום ועוד), מקררים ומקפיאים למזון ושתייה, גנרטורים (למקרה והאירוע מתקיים בשטח ולא באולם/גן אירועים מוסדר, מערכות סאונד, תאורה (אם נדרש לכם), מסכים ומקרנים להצגת תמונות וקטעי וידאו.
- מפות מפיות, קישוטי שולחנות שונים.
- סכו”ם וכלי הגשת אוכל.
- פינות זולה ומנוחה – פופים, הדומים, מחצלות, גזיבו וכד’.
וכל פרט נדרש נוסף בהתאם לאופי האירוע.
*רשימה מקדימה עוזרת לייעל את תהליך ההשכרה ולהבטיח שדבר לא יישכח.
איזו חברה להשכרת ציוד לאירועים מתאימה לכם?
מתוך המבחר הגדול הקיים חשוב לבדוק מה מתאים לכם. כדאי לברר אצל בני משפחה ומכרים האם יש להם ניסיון עם חברה להשכרת ציוד לאירועים שהם מכירים/ התנסו ויכולים להמליץ לכם. אם אין כאלו, כדאי לשוטט ברשת ולחפש חברות עם ניסיון מוכח בהפקת אירועים. בדר”כ באתר יופיעו השירותים, סוגי הציוד, וטווח המחירים. אנו ממליצים לצור קשר טלפוני ואולי אף להיפגש ולבחון מחירים ומדיניות של ביטולים, אחריות וכו’ אל מול חברות אחרות. ככל שתשוו תוכלו לקבל אינדיקציה טובה יותר על כדאיות ההתקשרות עם אותה החברה.
כמה עולה השכרת ציוד לאירוע שלכם?
הגדרת תקציב היא קריטית לכל אירוע, והשכרת ציוד לאירוע אינה יוצאת דופן. קבעו כמה אתם מוכנים להקצות להשכרת הציוד ואל תחרגו מכך. קחו בחשבון לא רק את עלויות ההשכרה, כדאי לבדוק גם כל הוצאה נוספת אחרת, כגון הרכבה, פירוק וביטוח. היו ברורים לגבי התקציב שלכם כשאתם דנים באפשרויות עם חברות השכרה, תנו לחברות “להתיישר” עם המסגרת שלכם ולא הפוך, אחרת תיאלצו לשלם הרבה מעבר למה שתוכנן.
איכות הציוד
לא לקחת “חתול בשק”. לפני השלמת כל הסכם עם חברת ההשכרה, מומלץ לוודא כי הציוד שאתם מתכננים לשכור – תקין, שלם ואיכותי. בדקו האם יש לחברה מקום בו תוכלו לראות את כלל הציוד ואולי אף לבחור את הפריטים המועדפים עליכם מבין האחרים המוצגים. בדיקה מקדימה שכזו, תאפשר לכם להיות בראש רגוע ושקט. במידת הצורך בקשו לראות את הציוד בפעולה- ולוודא את תקינותו.
במעמד החתימה
לכל חברת השכרה בתחום האירועים, יש מדיניות ותנאים משלה. חשוב לקרוא ולהבין גם את האותיות הקטנות לפני שחותמים על הסכם כלשהו. שימו לב לפרטים כמו משך ההשכרה, מדיניות ביטול, אחריות לנזקים וכיסוי ביטוחי. הבהירו כל אי ודאות כדי למנוע אי הבנות, או עלויות בלתי צפויות בהמשך הדרך.
תיאום מסירה
ודאו כי העברתם את כל האינפורמציה הנדרשת לגבי הובלת ומסירת הציוד, כולל מידע מפורט על מקום האירוע, מגבלות או אתגרים לוגיסטיים שעשויים להיתקל בהם, ומתי מועד הפירוק. חשוב מאוד לתאם לוחות זמנים כדי להבטיח שהכל יעבור בשלום ובצורה חלקה ונעימה לכולם.
בטוח ביטוח
תאונות לא עלינו, יכולות לקרות במהלך אירועים וחשוב להיות מוכנים. לפני השכרת ציוד כלשהו, בררו לגבי אפשרויות כיסוי ביטוחי. חלק מחברות ההשכרה מציעות ביטוחים המגנים מפני נזק או גניבה. העריכו את עלות הביטוח וקבעו אם הוא שווה את ההגנה הנוספת לאירוע שלכם.
רגע לפני שאתם יוצאים בריקוד סוער ברחבה, נדגיש כי אירוע מושלם מתחיל הרבה לפני הגעת האורחים ולכן, ככל שתערכו מוקדם יותר, כך מובטחת הצלחתו.
